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Nutzungshinweis: Der Inhalt unserer Vorlagen und Beschreibungen wurde nach bestem Wissen und Gewissen erarbeitet und zusammengestellt. Eine rechtliche Gewähr für die Richtigkeit der einzelnen Dokumente kann jedoch nicht übernommen werden.



Verpflichtungserklärung 
Alle Mitarbeiter bei dem Verantwortlichen und einem etwaigen Auftragsverarbeiter müssen auf die Vertraulichkeit verpflichtet werden. Im Gegensatz zum Datengeheimnis nach § 5 alten Bundesdatenschutz- gesetzes gibt es in der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) und dem neuen BDSG keinen Textvorschlag, den nichtöffentliche Stellen einfach aus dem Gesetz übernehmen können (der § 53 des neuen BDSG gilt nur für Strafverfolgungsbehörden).

Diese Verpflichtung kann auch für Dienstleister genutzt werden, die zwar keine Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DS-GVO erbringen, bei denen eine Kenntnisnahme von personenbezogenen Daten jedoch nicht ausgeschlossen werden kann, wie etwa dem Reinigungspersonal.


Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten 
Auf Grund der Verpflichtung in Art. 5 Abs.2 DS-GVO, dass jeder Verantwortliche die Einhaltung der datenschutzkonformen Verarbeitung von personenbezogenen Daten nachweisen können muss (Rechenschaftspflicht), haben alle Unternehmen (auch die mit weniger als 250 Mitarbeitern) eine Übersicht aller eingesetzten Verfahren zu führen.

Das Vorblatt gilt für alle eingesetzten Verfahren, da hier allgemeine Angaben über das Unternehmen, seine Vertreter, etwaige gemeinsam Verantwortlichen und den Datenschutzbeauftragten stehen. Das eigentliche Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten wird dann pro eingesetzten Verfahren ausgefüllt.


Zusammenfassung der Verzeichnisse von Verarbeitungstätigkeiten 
Gemäß Art. 30 DS-GVO führt jeder Verantwortliche ein Verzeichnis seiner Verarbeitungstätigkeiten. Unternehmen mit mehr als 250 Mitarbeiter müssen dies ihrer zuständigen Aufsichtsbehörde auf Anfrage zur Verfügung stellen. Es ist ähnlich wie das ehemalige öffentliche Verfahrensverzeichnis eine Zusammenfassung der einzelnen internen Verzeichnisse.

Es empfiehlt sich auch für kleinere Unternehmen, diese Zusammenfassung der Verzeichnisse von Verarbeitungstätigkeiten als Ergänzung zu den internen Verzeichnissen zu führen.



Hinweisschild Videoüberwachung 
Bei dem Einsatz von Videoüberwachungen öffentlich zugängiger Bereiche muss die betroffene Person vor ihrer möglichen Aufzeichnung über die Tatsache der Aufzeichnung, die Kontaktdaten des Verantwortlichen und seines Datenschutzbeauftragten, den Zweck und die Rechtsgrundlage der Überwachung, die Dauer der Speicherung und über ihre Betroffenenrechte nach Art. 13 DS-GVO und dem ihr zustehenden Beschwerderecht informiert werden.

Die Aufsichtsbehörden empfehlen, dass dieses Hinweisschild in einer Größe von DIN A3 ausgehängt wird.

Löschkonzept 
Grundsätzlich dürfen personenbezogene Daten auf Datenträgern (dazu gehören auch Papierunterlagen) nur so lange gespeichert und verarbeitet werden, wie sie für den jeweils vor Beginn der Verarbeitung definierten rechtmäßigen Zweck benötigt werden. Wenn der Zweck nicht oder nicht mehr besteht, müssen sie unverzüglich gelöscht werden, sofern dieser Löschung keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen entgegenstehen. Eine zeitlich unbegrenzte Aufbewahrung ist nicht zulässig.

Zum Nachweis der rechtmäßigen Verarbeitung von personenbezogenen Daten ist ein Löschkonzept die ideale Ergänzung zu den Verzeichnissen von Verarbeitungstätigkeiten.

Enthalten in diesem Löschkonzept ist eine Übersicht der wichtigsten gesetzlichen Aufbewahrungsfristen nebst der entsprechenden Rechtsgrundlagen.




Unsere Vorlagensammlung wird laufend erweitert. Es lohnt sich also, gelegentlich mal wieder hereinzuschauen.


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